江苏开放大学办公室事务管理(专)平时作业二

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得分

评卷人

一、判断题(每小题2分,共10分

 

 

√  1、正确的行姿是:头正,双眼平视前方,下颌微收。挺胸收腹,双肩平稳,双臂自然摆动,身体的重心随着前行而略向后仰。

√  2、会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排,会议主持人要根据议程主持会议。

 √ 3、一般来说,递名片时应该站起来,以齐胸的高度递上。双手拿着名片下方,让名片上字的正面朝向对方。

 √ 4、重新订购线 = 日用量 ×运送时间 + 最小库存量。

 × 5、餐桌中间的转盘要逆时针转,每道菜上过之后,要先转到主宾面前。

得分

评卷人

单选题(每小题3分,共15分

 

 

1、男士穿着西装时,   D 的颜色要一致,这就是男士着装的所谓“三一原则”。

A. 皮包、皮带、西服B. 皮包、西服、皮鞋

C. 西服、皮带、皮鞋D. 皮包、皮带、皮鞋

2、迎接来访者的礼节,说法错误的是 A  

A.握手时,如果表示对对方的重视,可以加长握手时间,一般可以达到七八秒左右。   

B.为他人介绍时,对于更被尊敬的人,应先把对方介绍给他。

C.在缺少介绍人的时候,及时自我介绍是非常必要的。

D.递名片时,应该站起来,以齐胸的高度递上。

3、下列关于公文叙述正确的是 C  

A. 决议,适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升、嘉奖有关单位和人员。

B. 报告,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

C. 批复,适用于答复下级机关请示事项。

D. 纪要,适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4、下列  D 不属于发文办理的主要程序。

A.复核       B.登记      C.印制      D.催办

5、在安排多议题的会议时间时,应该遵循的原则是(  B )。

A.讨论与会者感兴趣的话题,时间安排要充裕

B.讨论重要事项的时间要优先安排

C.讨论敏感话题的时间安排要充裕

D.与会者意见分歧较大的事项,时间要优先安排

得分

评卷人

多选题(每小题3分,共15分

 

 

1、关于席间礼仪,说法正确的是 ABD  

A. “主不动,客不食。” B. 用公筷夹菜,或者请服务员分菜。

C. 如果汤太烫,可以用口轻轻吹或者用勺子搅一搅。

D. 吃面条、喝汤都不能发出吸吮的声音。

2、向上级机关行文,应当遵循   的原则。

A. 请示应当一文一事

B. 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关、同级机关和下级机关。

C. 党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权。

D. 受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

3、按出席对象划分,会议可分为   

A. 联席会B. 内部会C. 代表会D. 群众会等

4、会间信息的收集、传递与反馈应遵循   的原则。

A. 力求全面B. 真实快速C. 准确充分D. 突出重点

5、会议记录应该严格遵守   的原则。

A. 实事求是B. 客观真实C. 完整准确D. 清楚规范

得分

评卷人

四、简答题(每小题5分,共20分)

 

 

1、简述办公用品发放的一般流程。

 

1、 核对各部门的《用品领用申请书》

2、 备齐申请的全部用品分发给各部门。

 

 

 

 

2、如何选择合适的会议场所?

答:根据需要选择会议的场所 

选择会议的场所,要考虑多种因素,以满足会议的多种需要。 

一要交通便利。会场应选择在距上司和与会者的工作地点均较近,且交通便利的地方。 二要大小适中。秘书应根据会议规模选择会场,一般来说,人均拥有二至三米左右的活动空间较为适宜。如果会议时间较长,场地可大一些;反之,场地则可小一些。 

三要设施齐全。现代会场除了要具备桌椅家具、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等会场基本设施以外,还应具备音响设备、声像设备、办公设备、通信设备、生活用品、文具纸张等备品。某些会议还要求配有会议专用的、同声传译设备、电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等。 

四要安静舒适。会场应尽量避开闹市区,避免受外界干扰。会场内应该具有良好的隔音设备,场内尽量不要安装、使用电话等。 

五要方便停车。会议规模越大,会议用车越多。如果没有足够的停车场所,也会影响会议的顺利进行。 

六要费用合理。盲目讲究排场,无论会议大小均选择在高级饭店的会议厅召开,不考虑场地的租借成本,是错误的。 

 

 

 

 

 

3、会议经费预算应该包含哪几项目?

 

 

 

 

 

4、简述办公用品采购的一般流程。

 

 

 

 

 

得分

评卷人

五、论述及情境分析题(每小题20分,共40分)

 

 

1、有人说:“与会人员离开会场后,办公室人员的会议工作就结束了。”请你运用所学的知识来评价这种观点。

 

 

2、情境案例:鼎新公司最近和宁夏宏大公司达成了一项协议。为了祝贺双方合作成功,鼎新公司总经理石振招待宏大公司总经理一行。石经理吩咐自己的秘书田莉负责这次宴请招待的有关准备工作,并告诉她对方有少数民族,嘱咐她招待要上档次。秘书田莉经过一番思考,很快写出了一份接待计划,包括准备送给对方的礼物——本地特色工艺品,就餐地点——本地一家著名的档次较高的粤菜馆等。当田莉把接待计划给经理看时,发现经理刚开始还挺高兴,但当他看见用餐地点时,脸色很快阴了下来。

问题:请你对田莉的接待计划进行点评。

 

 

 

 

 

作答结果:

一、判断题

1、√  2、√  3、√ 4、√  5、×

单选题

1、D  2、A  3、C  4、D   5、B

多选题

1、 ABD  2、ABCD  3、ABCD  4、ABCD  5、ABCD

四、简答题

1、简述办公用品发放的一般流程。

1、核对各部门的《用品领用申请书》2、备齐申请的全部用品分发给各部门。

2、如何选择合适的会议场所?

答:根据需要选择会议的场所要考虑多种因素,以满足会议的多种需要。 

一要交通便利。会场应选择在距上司和与会者的工作地点均较近,且交通便利的地方。 二要大小适中。秘书应根据会议规模选择会场,一般来说,人均拥有二至三米左右的活动空间较为适宜。如果会议时间较长,场地可大一些;反之,场地则可小一些。 三要设施齐全。现代会场除了要具备桌椅家具、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等会场基本设施以外,还应具备音响设备、声像设备、办公设备、通信设备、生活用品、文具纸张等备品。某些会议还要求配有会议专用的、同声传译设备、电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等。四要安静舒适。会场应尽量避开闹市区,避免受外界干扰。会场内应该具有良好的隔音设备,场内尽量不要安装、使用电话等。 五要方便停车。会议规模越大,会议用车越多。如果没有足够的停车场所,也会影响会议的顺利进行。 六要费用合理。盲目讲究排场,无论会议大小均选择在高级饭店的会议厅召开,不考虑场地的租借成本,是错误的。 

3、会议经费预算应该包含哪几项目?

答:会议经费预算应包含以下几个主要的项目: 

1.会场费用:包括场地租金、设备租金、专业人员服务费、茶水饮料费等; 2.资料费用:包括购买会议办公文具和印制会议文件、资料等费用; 

3.食宿费用:包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用(此项一般为与会者自费,但往往需要会务组统筹安排); 

4.交通运输费用:包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租车费、燃油费、停车费、过桥费、司机劳务费等多项费用; 

5.宣传联络费用:指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面的费用; 

6.其他杂费:诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买礼品赠品、租(或买)会场布置用品等所需的一切费用。 预算的费用需经领导批准,按照财务管理制度预支、报销。

4、简述办公用品采购的一般流程。

答:1、所有采购单必须由部门主管签字同意,由董事长签字审核,采购员才能下订单订购;

2、所有采购物资入库后必须将送货单与交一份入库单与采购人员;

3、希望每个部门能够把现在手头所使用的产品的质量及存在问题(优点也可)形成文字材

料交与采购部主管,以便能更好的为各个部门采购满意的物资。

4、为了保证采购员的廉洁,采购部决定本部门不单方面签收厂家的送货,而改由其他部门

负责签收与保管(可由行政部门或后勤部门);签收部门负责产品的验收、保管与发放,

但不与供应商联系。送货单由采购部保管。

5、签收部门与采购部分别配备人员对到货明细进行记录(必须电子档)

 

 

 

五、论述及情境分析题

 

1、答:会议结束了,秘书人员的会务工作并没有完结,还要对会议期间所提出的问题和建议进行归纳整理,形成系统的文字材料,才能把会议成果体现出来。主要事务如下: (一)会后事务 1.引导离场,清理会场 2.做好与会者离会的服务工作 3.发布会议消息 (二)拟写会议纪要 (三)整理会议文件资料和归档 (四)会议总结和催办 1.会后总结 2.催办和反馈

2、答:秘书田莉完成工作速度较快,主动做接待计划并请领导定夺这些都是值得肯定的,说明田莉做事主动、有计划。田莉选购的礼品比较合适,但在就餐地点上她忽略了一点:领导提到过的对方有少数民族。由于少数民族的饮食习惯有独特的风俗,秘书在预定餐馆时应考虑到这些因素,就餐地点应符合对方的饮食习惯。对方公司在宁夏,很有可能是回族,如果她不确定应该向上司再确认下,这样又便于做出恰当的选择,如选择清真饭店等。

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