江苏开放大学办公室事务管理(专)平时作业四

微信小程序
资源下载
下载价格10

 

得分

评卷人

一、情境分析题(每小题15分,共30分)

 

 

1、背景说明:公司经理在星期一早上告诉文员小刘,星期四上午9:00到1l:00召开销售员会议,要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久,不太清楚公司有多少销售员,她到几个业务部门转了转,大多数人外出了,也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情,几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午,经理问她会议通知了没有,她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知:“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议,会议重要,请务必出席。”

星期四上午8:30左右,有2个销售员到了会议室,但会议室里没有人招呼,以为会议不开了,坐了一会就走了。9:00左右有6个销售员来了,什么资料也没带,其中两个说,他们已经约好客户在10:00见面。到了10点,只剩下4位销售员,也谈不出什么东西,会议草草结束了,经理很不高兴。公司一共有12位销售员,事后去问另外4位,他们说,根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问,小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2、背景说明:某公司聘任文员邹某上班处理邮件时,正巧赶上接听电话,他一手操持电话,另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上,并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话,他急忙把所有的信封都剪开了,忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角,他并未在意。这时,他抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边,并开始阅读邮件。当阅读到写有:“亲爱的红:……”的一封信时,他意识到拆错了信,匆匆将信装进一个信封,并用胶水粘了起来。在处理其他信件时,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让他打印一个寄往美国的信封,邹某按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。     

你认为邹某处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

得分

评卷人

二、操作题(每小题20分,共40分)

 

 

1、你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

问题:如果你是钟苗,你将如何撰写这份建议?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2、你是远大公司的秘书王丽,下面是行政经理苏宏给你留的便条。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

问题:如果你是王丽,你将如何撰写这份建议?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

得分

评卷人

三、实践题(每小题30分,共30分)

 

 

选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象,了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容(重点文秘类工作人员)、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的(举例)、工作感想,并将调研结果写成调查报告。

 

 

 

 

 

 

 

作答结果:

一、情境分析题

1、答:1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单。

2)打印好书面通知;

3)在3天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人;

4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意;

5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点;

6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备;

7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作。

2、答(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开,以免混淆,应在清点后才能签字;

2)首先应分类,请示上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆;

3)不能把回信地址剪掉,检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去;

4)拆错信,应在信封上要写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给收信人时向他(她)道歉。

5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆。寄往美国的信件信封地址位置写错了。

二、操作题

1、答:(1)此项工作的意义:①可减轻公司工作负担,提高上司工作效率。②可解除上司后顾之忧,保证上司集中精力抓大事、重要的事。(2)此项工作的特点:①广泛性;②临时性;③具体性;④紧迫性。(3)上司临时交办事项的范围:①文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。②会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。③信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。④信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。⑤调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查,了解一个情况,查阅一个资料等。⑥督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径,督促和检查上司某一批示的落实情况等。⑦联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系,建立密切关系,为开展工作奠定良好基础。⑧协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议,协商解决某个向题等。⑨接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。

2、答:1.关于会议地点和布局的选择:  因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围,所以,建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。  

  2.会议议程的安排,根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定:  

1)由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。    

2)建议先由双方说明自己的问题和需求,使各方了解对方的困难。  

3)会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。

4)会议组织者向各方提出要求:①防止本位主义、树立内部客户观念;②耐心倾听对方意见;③换位思考;④及时进行信息沟通。    (5)再由双方进行互谅互让的磋商。    (6)形成会议备忘录,提醒遵照执行。

三、实践题

答:一、保密的原则。

1.办公室人员因工作关系要经常接触领导和一些重要文件,参加一些重要会议,了解一些重要决定,凡是单位的决策都比其他人员先知晓一步。这就要求办公室人员必须有高度的保密意识,一项决定在没有公布之前,都属于保密,如不注意提前泄露,就可能给工作造成损失。办公室人员在工作中要做到,知道的不要乱说,不该知道的不要打听,切实做到知情不泄露,谨言慎行。

2、准确的原则。办公室工作的准确性涉及的方面很多,简单地说,就是:办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎。做到这些,就必须态度认真,作风过细,工作扎实。譬如阅文,就应该细读深思,领会文件精神,熟悉工作要点,牢记批复时间,做到博闻强记,理解准确,胸有成竹。当领

导或同志们问到某文件的内容及某件事的办理情况时,应回答得八九不离十,不能含糊其辞,望文生义或者凭想象答复。

3、迅速的原则。办公室上情下达、下情上报的这一工作性质,决定了其工作必须讲求时效。因为单位所有的决策都是因事而定的,所有的文件都是因时而发的,办公室的使命就是使这些决策、这些文件在规定的时间贯彻落实,确保各项工作任务的预期完成,这就要求办公室的工作人员要有高度的政治责任心,良好的工作作风,办事既要准确无误,又要雷厉风行,该当天完成的工作不能拖到明天,该在期限内完成的任务不能逾期完成。所以,办公室人员在工作中要始终保持一丝不苟的工作态度和严肃紧张的工作作风。

二、办公室人员必须从四个方面不断加强自身建设

时代在发展,知识在更新,办公室的工作也在随着时代的前进和工作任务的新要求不断发展变化。办公室工作要适应日新月异的形式做到与时俱进,工作人员就必须不断加强学习,解放思想,转变观念,更新知识,以满腔的热情、丰富的经验、高超的艺术适应新时期工作的要求。

1、要坚持学习。学习邓小平理论,以解放思想,更新观念,适应改革开放的时代,跟上时代发展的步伐;学习三个代表的重要思想,以强化对办公室工作的认识,增强使命感和工作责任心;学习科学发展观理论,以更新知识,不断改进工作,提高工作质量,更好地为单位的发展服务。

2、要乐于奉献。办公室的工作无非是一些收收发发、抄抄写写的日常事务性工作,无风无浪、平淡无奇,不产生直接效益,看不到明显效果,只是在幕后默默无闻地为单位工作和领导服务,个人难以出头露面、显山漏水。有人说:办公室的工作是为他人作好嫁衣不是没道理。因为你写的报告、讲话、新闻报道都是总结宣扬别人。但是,试想如果单位工作无政绩,人员无先进,办公室也无用武之地、巧妇难为无米之炊了。事实上,单位和职工受到表彰奖励,其中也有你的一份功劳。想到这些,你就会感到你的平凡的工作中孕育着不平凡的意义。

3、要甘于寂寞。办公室工作属于内务性工作,基本是运筹帷幄,足不出户。不想业务部门和其他职能部门对外联系较多,人员经常出差,有观赏祖国山光水色、品尝四方美食佳肴的机会。这是由于工作分工不同所致。办公室工作人员不要因此而感到自己的工作没意思。要经常想想此项工作

与全局工作的关系,深刻理解本职工的重要性。要自觉培养爱岗敬业的意识,增强工作责任感和使命感,做到干一行爱一行精一行。实际上任何寂寞的工作都有其闪光之处,都有其不同的意义,只要你善于斯卡哦,善于钻研,干出成绩,就会感到趣味无穷,其乐融融。

点点赞赏,手留余香 给TA打赏

AI创作

评论0

请先

支持多种货币
支持多种货币付款,满足您的付款需求
7天无忧退换
安心无忧购物,售后有保障
专业客服服务
百名资深客服7*24h在线服务
发货超时赔付
交易成功极速发货,专业水准保证时效性
显示验证码

社交账号快速登录