微信小程序试卷代号：2180
中央广播电视大学2005-2006学年度第一学期“开放专科”期末考试
现代文员专业办公室管理试题
2006年1月
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，共10分）
1.以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的（ ）
A.伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较 适合摆放与工作有关的物品
B.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些
C.各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识
D.纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼 光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
2.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的（ ）
A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来
B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务
C.开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿
D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
3.文员在接打电话时,正确的做法是（ ）
A.电话铃响一声就应接听
B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来
C.文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位
D.文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达
4.文员在拆邮件时，不正确的做法是（ ）
A.拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开
B.应该把邮件分成最急件、次急件和普通件
C.经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题
D.在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好
5. 以下关于握手的礼节，不正确的是（ ）
A.上级先伸手后，下级才能相握
B.一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下
C.双方有很多人时，可以交叉握手
D.握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好
6. 文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（ ）
A.拆开后信纸在后、信封在前，一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订
B.对写信人的各项情况逐项登记
C.处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办
D.对问题复杂、调査处理的时间较长的信件,应复信作解释和答复
7.文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ ）
A.文员按照上司的指示，应事先调査时间安排对参加者是否方便
B.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
C.会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定
D.文秘人员必须配合会议议程，详细检査各项工作
8.文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ ）
A.归档内容、归档时间、保密要求 B.归档范围、归档时间、归档要求
C.收集范围、归档时间、管理制度 D.归档范围、时间限度、归档材料要求
9.上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确（ ）
A.首先搞清楚上司想作什么样的安排
B.办理预订飞机票手续之前材料要备齐
C.与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人
D.不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认
10.照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的（ ）
A.有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性
B.到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提醒上司用餐
C.对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段
D.应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助
二.判断题(正确打“√”,错误打“×”。每小题1分,共10分)
1.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极﹑乐意地去协助。（）
2、如果是沿着人行道走,两个人并行，“尊贵的位置”是在右边,三个人并行,则在中间。()
3、文员坐下时﹐脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,膝盖与大脚可分开。()
4、鸡尾酒会一般要安排好座次,在请束上注明对着装的要求。（）
5．用叉,匙进食西餐时,可将餐具的整体放入嘴里,或用舌头去舔。()
6.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些;对一般同事或顾客说话,就可通俗。()
7、受到直属上司以外的指派时,假如文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司
所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。()
8．监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章。（）
9.列人保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密
期限的变更和解密。()
10．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作。()
三、简答题(每小题 10分，共 20分)
1.文员利用提示系统提醒上司的工作 ，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?
2.提高会议效率可以有哪些做法?
四、设计题（每小题10分，共20分）
1.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？
2.某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？
五、案例分析题（每小题20分，共40分）
1.为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检査，某局要召开迎接卫生检査动员大会，局长要 秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知 道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：
会议通知
经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会 议重要，请准时出席。
小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪 的意思。
问题一:小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？
过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会,有数百人参加，小万负责会议材料工作。 会议上，听完报告后，进入小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代 表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一査底稿， 原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他 们不尊敬,纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。
问题二:作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？
2.皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与 罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格 完全不一样,李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好
朋友。
在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不 思，并且常常把气出在她的身上。李丽说:“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。 我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这 笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李 丽一边说,一边沉浸在谈判成功的喜悅之中。
过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约 定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中国的代表打来电话说:“代表团已与昨 天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”
皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时釆取快速行 动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获 取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？
问题：(1)罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？
(2)秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？
(3)企业的机密有哪些？
(4)秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？
试卷代号：2180
中央广播电视大学2005-2006学年度第一学期“开放专科”期末考试
现代文员专业办公室管理试题答案及评分标准
（供参考）
2006年1月
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1.B 2. D 3.B 4. A 5.C
6. A 7.C 8. B 9. D 10. D
二、判断题（正确打√错误打”×” o每小题1分，共10分）
1√ 2. √ 3. × 4. × 5. ×
6. √ 7. √ 8. × 9.√ 10.×
三、简答题（每小题10分，共20分）
1-文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
有电子提示系统和人工提示系统（2分）
电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员 应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法:设置基本办公日程表（1分）、固定活动日期一览表（1分）、使用提示 性备忘录（1分）、准备约会表（1分）、准备特殊提示卡（1分）、准备交往提示文件（1分）。
2-提高会议效率可以有哪些做法？
遵循法律法规（1分）、合理确定会议目标（1分）、确定必要的与会者（1分）、减少会议数量 （1分）、缩小会议规模（1分）、简化会议程序（1分）、缩短会议时间（2分）、控制会议经费（1 分）、分析会议成本（1分）。
四、设计题（每小题10分，共20分）
1.（题略）
答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带（2分）；每次用毕 应将印章加锁存放，随印随锁（1分）；如因事外出，须经批准交他人代管。（2分）
加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；（2分）并要将盖用文件名称、编号、日期、签 发人、领用人、盖章人等项详细登记（2分）。加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整（1 分）。
2.（题略）
答案：清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等（2分）；征求上司意见或同意，在允 许的钱款额度范围内选购礼物（2分）；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜 欢的物品（2分）；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下（2 分）；附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理（2分）。
五、案例分析题（每小题20分，共40分）
1.（题略）
答案：问题一:会议通知缺少主题（议题）（2分），时间上缺少从几点到几点（2分），请哪些 人出席不明确（2分），发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释。（2分）如本人 不在，应请代收人（或秘书）签字，打电话确认是否出席。（2分）
问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。（2分）小万没有认真校对材料，（2 分）最后也没能仔细审査所有会议材料，加以改正。（2分）补救措施可以是：小万快步赶到走 在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语了几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨， 终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论。（4分）此办法是其中的一种，如 果学生提出更好的、合理的解决方法，可酌情给分。
2.（题略）
答案：（1）李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这 笔生意。（1分）
（2） 即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手,这是文秘人员的基本 职业道德。（2分）
（3） 企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道 等。上司正在考虑、讨论而未作定论,未公开宣布的内容。上司的隐私、疾病和公司内发生的 事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。（3分）
（4） 应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记并 妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。（4分）
请先 ！