微信小程序试卷代号:2180 座位号
中央广播电视大学2006-2007学年度第二学期“开放专科”期末考试
现代文员专业 办公室管理 试题
2007年 7月
一,单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分)
1，文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应该打印在()
A.右下角
B.左上角
C.右上角
D.左下角
2．在办公室里,()的位置是上座。
A．离入口最远
B.离入口最近
C.靠近门口
D.靠近窗户
3文员如果误拆了非本公司的信,应该()
A.在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去
B.在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去
C．在信封上注明“误拆”,把信重新封好并退回去
D.写上”查无此人”,并把信重新封好退回去
4．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应该()
A.不作声,等无人时查字典
B作判断,用同偏旁的字音读
C不用读,只称呼姓即可
D请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”
5.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（ ）
A.不理睬
B.不征求主持人意见，停止笔录
C.征求主持人意见，停止笔录，不关录音机
D.征求主持人意见，停止笔录，关录音机
6.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ ），了解要求约会者的心理。
A.社交的能力
B.说话的技巧
C.听话的能力
D.听写的能力
7.当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ ）
A.向上司报告
B.送礼
C.写信
D.査证消息的可靠性
8.以下餐巾的使用方法是正确的（ ）
A.中途离座，把餐巾放在椅子上
B.用来擦刀叉
C.用来擦嘴唇嘴角
D.塞入衣服领口里
9.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ ）
A.通知上司家人把衣服送达
B.自己到上司家里去拿
C.让上司自己去家里更换
D.去买新的服装
10.文书立卷的归档制度包括三方面:归档范围、（ ）和归档要求。
A、归档时间
B.归档凭证
C.归档模式
D.归档历史
二.判断题(正确打“√”,错误打“×”。每小题1分,共10分)
1.办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。(）
2.小办公室的优点是节省空间,空气流通,联系方便。()
3．文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
()
4，对于紧急而重要的事,文员应作书面请示,留档备查。()
5．文员在接听电话时,如果投诉者无端辱骂,可把他使用的字眼写下来,以做证据﹐再慢慢地向他解释:“邓先生,如果你一直说脏话,我就没有办法再跟你谈下去了。”()
6．无论什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。
()
7.上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握。()
8.女性文员应留短﹑薄式的发型,以免妨碍工作。()
9．如果两位来访者均未预约,应该按照先来后到的原则引见给上司。()
10.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。()
三.简答题(每小题15分,共30分)
1.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?
2.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?
四、设计题(每题15,共30 分)
1.某公司成立不久,业务就非常繁忙,电话不断,上司耍求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计?
2.上海某企业欲与德国某企业合作,德国以品牌﹑技术入股,利用上海比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
五、案例分析题（两题中任选一题，2o分）
1.文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小 姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过 笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一 角，她也没有注意。她抽岀所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿 起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……“，她意识到拆错了信,匆匆看完了信，她 把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件,觉得应 该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址 的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名 打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。
你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。
2.文员小胡正在办公室忙着，进来了一位酉装革履的男士，自称与李总经理约好的。但 小胡一査经理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲 自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销 员，但仍然很热情地请坐、端茶，然后问道；“您是否和李总约在上午见面”
对方回答:“如果方便，我希望很快见到李总”。
小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会有具体准确的约见时间。“您 看，很不凑巧，今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等 候。或者另约时间，可以吗？”
钱经理马上表示同意。小胡接着说:“您看我怎么向李总汇报您的情况？”
经交谈，小胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新工商名录做广告，拉客户的。 这类事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕之王”，还须“恭敬送 神”好。
经与李总联系，从他那里得到的答复是“不见”，小胡当然不能“直言相告”。
“钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户讨论谈判，我不方便进去打断。您看已近中 午，怕要耽误您太多的时间了。您看是这样，我公司虽在本市，但大多数的业务还是在与外省 市和外商之间，全国工商名录上，我公司已在册，本市工商名录上再登当然对本公司也有益，具 体事项，我一定请示李总，并尽快电话与您联系，您看，我可以打名片上您的联络电话吧！”
“好，好。”嘴上这么说，钱先生已显不悦。
“另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做 公共关系形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作……她的联系电话是 67559831,这是我的名片，您可以直接与马小姐联系。”
‘“好，好！ ”钱先生的口气变得和缓了。
“钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上，我可以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便些，您看是否可以？ ”钱先 生吿退时的微笑是真诚的谢意，因为他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡 热情地送他到电梯口。
问题：
(D小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？
(2)小胡的做法是否正确？有没有不当之处？
(3)小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理？是否违背办公室人员的职业道德？
(4)秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应，引见给领导吗？
试卷代号：2180
中央广播电视大学2006-2007学年度第二学期“开放专科”期末考试
现代文员专业办公室管理试题答案及评分标准
（供参考）
2007年7月
一、 单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1.B 2. A 3. A 4. D 5. D
6.B 7. D 8. C 9. A 10. A
二、 判断题（正确打”√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
1.√ 2. × 3. × 4.× 5. √
6. × 7. × 8.√ 9. × 10. ×
三、 简答题（每小题15分，共30分）
1.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
（1） 会议名称；（1分）
（2） 会议记录人的姓名、盖章；（2分）
（3） 时间（开始时间、结束时间）；（2分）
（4） 会议地点；（1分）
（5） 议题；（1分）
（6） 主持人、主席；（2分）
（7） 岀席者名单；（1分）
（8） 会议的经过情形及结论；（2分）
（9） 相关的资料；（1分）
（”）下次会议预定日期。（2分）
2.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些？
（1） 清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、
重要性、关联性等，抓住重点；（2分）
（2） 说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；（2分）
（3） 偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；（2分）
（4） 要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进 行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服;（2分）
（5） 主动发问，了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了 解对方的情况）；（2分）
（6） 以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词；（2分）
（7） 让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；（2分）
（8） 不可伤害对方的自尊心。（1分）
四、设计题（毎小题15分，共30分）
1.（题略）
答案：
| 来电单位（2分） | 来电号码（2分） | ||
| 来电者姓名（2分） | 分机 | ||
| 来电时间（1分） | 年 月 日时分
（1分） |
BP机或手机（1分） | |
| 内容摘要：（2分） | |||
| 上司批示（1分） | |||
| 处理结果（2分） | 记录人（1分） | ||
2.（题略）
答案：
（1） 接受任务；（2分）
（2） T解来宾、制订计划；（2分）
（3） 预订食宿；（1分）
（4） 欢迎来宾、商议日程；（1分）
（5） 礼节性拜访、宴请;（1分）
（6） 正式会谈；（2分）
（7） 签订协议书；（2分）
（8） 陪同参观游览；（1分）
（9） 互赠礼品；（1分）
（10） 欢送来宾、接待小结。（2分）
五、案例分析题（两题中任选一题，20分。若两题都做了，取前面一题计分）
1.（题略）
答案
（1） 收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆；（2分）
（2） 应在清点后才能签字；（2分）
（3） 首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆；（4分）
（4） 不能把回信地址剪掉；（2分）
（5） 检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误 的划去；（2分）
（6） 拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人 时向他（她）道歉；（2分）
（7 ）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把邮件分成最急件、次急件 和普通件；（2分）
（8）打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上 角。（4分）
2.（题略）
答案：
（1） 小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守诺言；（4分）
（2） 正确，接待技巧符合文员要求；（3分）
（3） 文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪；（3分）
（4） 即使不能引见给上司，同样应礼貌待人；（2分）
（5） 这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作；（2分）
（6） 不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾；（4分）
（7） 为上司挡驾.是为了减轻上司的负担。（2分）
请先 ！