江苏开放大学办公室事务管理(专)平时作业三

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得分

评卷人

一、判断题(每小题2分,共10分

 

 

 √ 1、电话铃响三声之内应该拿起话筒,即“铃响不过三”。

√  2、印章的使用程序:申请——填写用印申请单——专人审核签名——用印——登记。

√  3、带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章。

×  4、负反馈一般为决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈,使系统的输入对输出的影响增大。

 √ 5、信息传递的要素:信源、信道和信宿。

得分

评卷人

单选题(每小题3分,共15分

 

 

1、上司临时交办事项不具有  B 特点。

A.广泛性    B.永久性     C.具体性     D.紧迫性

2、工作中,秘书以领导的角色或者假借领导名义越俎代庖,发号施令,甚至以“领导”自居,颐指气使。这是秘书角色错位中的  A 

A.关系越位     B.工作越位     C.表态越位      D.社交越位

3、秘书必须坚定不移地、毫不走样地贯彻领导的决策,执行领导的决定,并学会对不同领导的适应和心理调节,保持心态的稳定和平衡。这是秘书的 C  

A. 责任意识      B. 服务意识      C. 服从意识      D. 主体意识

4、按照个人时间管理的ABCD原则,每日应从  A 事情开始依轻重缓急、循序着手,方能充分利用时间,取得最佳效益。

A. A类      B. B类      C. C类      D. D类

5、下列哪种不是信息筛选的方法  D 

A. 看来源      B. 看标题      C. 看正文      D. 看结尾

得分

评卷人

多选题(每小题3分,共15分

 

 

1、正确拨打、接听电话的基本原则包括:(  ABCD )

A. 左录右听原则      B. 热情礼貌原则     C. 保密原则      D. 时间原则

2、信息工作包括( ABCD  )等程序。

A、信息收集      B、信息整理     C、信息传递      D、信息存储

3、秘书接受工作任务是要弄清的“三要素”是指(  ABD )

A. 内容      B. 时限      C. 费用      D. 要求

4、单位印章的作用包含  ABCD 

A. 标志作用      B. 权威作用      C. 凭证作用      D. 法律作用

5、公务印章包含 ABCD  等种类。

A. 正式印章      B. 套印章      C. 钢印      D. 领导人签名章

得分

评卷人

四、简答题(每题5分,共20分)

 

 

1、信息具有哪些特点?

2、信息收集的要求有哪些?

3、秘书应该具备哪些专业能力?

4、秘书办理上司交办事项,应当遵循哪些基本原则?

 

 

 

 

 

得分

评卷人

五、论述及案例分析题(每小题20分,共40分)

 

 

1、请谈谈如何正确使用介绍信。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2、分析案例中秘书对紧急情况处理的三种方案哪一种最好,并说明为什么。你从中获得了什么启示?

三种处理方案

一天某县委A书记外出开会,上车前,对秘书小王说:“明天,派个车去机场接我爱人,班机12点到,别误了啊!我过几天才能回来,这件事一定要办好。”说完,A书记就要上车走。

小王秘书想:实际让去接他爱人,这明明是私事用公车嘛。可书记又没说给油钱,前两天A书记还批评了公车私用的现象。这个车咋个派法?小王秘书一向反应快,眨眼的功夫,想出了三个办法。于是,连忙对A书记说:您放心,绝误不了。

小王想出的三条办法是什么?他又怎么做的呢?

  第一,小王秘书想,既然答应了书记那就得办。书记讲过不让公车私用,那就只好掏钱呗。钱,当然不能让书记掏,那就干认倒霉,拿钱买个人情,只当是给书记拍个马屁。

  第二.小王秘书想,要是一声不吭把车钱垫上,只能吃个哑巴亏。干脆一不做二不休,把事情嚷嚷出去。这样既完成了“任务”,又给书记脸上贴了金。于是,他找到车务科的李科长,说明了要车的理由,又急忙去财务科交费。财务科的会计知道是去接书记的爱人,不肯收钱。小王秘书还主动做工作说:“这是书记的指示。书记模范执行纪律,这钱是让我们专门交车费的,一定要收。何况书记前两天还在会上强调了公车私用的收费制度,你们不收钱,我怎么向书记交待,也有损领导大的形象。”小王秘书说服了会计。

第三,小王秘书想,如果借口工作忙走不开,请李科长去接书记夫人,并由李科长向夫人说明:用车的汽油费由王秘书代为垫付了,然后再请行政科长发一表扬通报,表彰书记带头执行制度,为书记树立良好的形象,并号召全机关工作人员都向其和夫人学习,岂不更好。

 

 

 

 

 

作答结果:

一、 判断

1、 √  2、√ 3、√  4、√  5、×

二、 单选

1B  2A  3C  4A  5D

 

三、 多选

1ABCD  2ABCD  3ABD  4ABCD  5ABCD

四、简答题

1、答:1、无穷性: 2、可辨认性: 3、可转换性: 4、可储存性: 5、可扩充紧缩性: 6、可替代性: 7、可传递性: 8、可分享性: 9、可组合性: 10、不完整性: 

2、答:1)敏锐(2)准确(3)及时(4)全面(5)适用(6)经济

3、答:第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

4、答:(1)态度和蔼,协商解决,不要打着领导的旗发号施令(2)坚持原则,按章办事,不要违法乱纪,更不能为达到目的而不择手段(3)一视同仁不分亲疏,不要看人办事,有失公平。

五、论述及案例分析题

1、答:(1)应指定专人保管,放在有保险设施的柜屉中保存,随用随取,以防丢失或被盗。(2)领用介绍信者必须经主管批准,文秘人员不得擅自开具发放。

3)文秘人员必须在主件的存根上认真填写前往单位的名称,派出人员的姓名、身份、要联系的事宜,开出的时间、有效期限等,正文的存根必须一致。(4)介绍信必须加盖公章方有效,公章盖在开出日期处,同时在主件与存根的骑缝处也要加盖公章。介绍信如果写错了,在修改处要盖证明。(5)介绍信的存根要妥善保存,以备查考。

2、答:张秘书当然有多种方法来解决这个难题,其中比较合适的方法是:张秘书不妨借口工作走不开,请行政科的李科长去接书记夫人,并由李科长向书记夫人说明:用车的汽油费由张秘书代为垫付了。然后再请行政科发一表扬通报,表彰书记带头执行制度,为书记树立良好的形象,并号召单位工作人员都向书记和夫人学习。这样,既为领导赢得了声誉,又能圆满地完成领导交办的事宜,同时也委婉地提醒或“教育”了领导,可谓一举两得。

秘书在工作中既要坚持原则,又要有工作方法或方式上的灵活性和策略性,要有创造性的思维机制,能够富有创造性完成领导交办的任务,这才是称职的好秘书。

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